Im Rahmen des Prozessmanagements umfasst die Prozessoptimierung die Optimierung bzw. Neugestaltung bestehender Prozesse in einer Unternehmung. Neben der Überprüfung der Qualität und Standards der Geschäftsprozesse ist es das Ziel der Prozessoptimierung, Verbesserungsvorschläge für einen effizienteren Einsatz der Ressourcen und effiziente Prozessabläufe aufzuzeigen.
Jedoch werden durch die Verbesserung der Strukturen und Arbeitsabläufe nicht nur quantifizierbare Ziele wie Kostensenkung und Erhöhung der Produktivität erzielt, sondern auch weiche Ziele erreicht wie z.B. Qualitäts- und Kommunikationsverbesserungen sowie eine höhere Prozesstransparenz. Letztendlich dient die Prozessoptimierung aber in der Regel einer Steigerung der Gewinne.
- Sind Ihre Arbeitsabläufe und Ihre Aufbauorganisation effizient?
- Wird dadurch Ihre Unternehmensstrategie unterstützt und somit der Unternehmenserfolg gesichert?
- Haben Sie das Maximum an Prozesseffizienz schon erreicht?
- Arbeiten Sie mit einer Prozesskostenrechnung?
- Können Sie die Leistungsfähigkeit Ihrer Prozesse mit quantifizierbaren Leistungsparametern bewerten?
Komplexität hat meist ein weiteres Problem. Um die Geschäftsprozesse sicher gestalten und monitoren zu können, ist ein gut überdachtes und wirtschaftliches IKS (Internes Kontrollsystem) zu installieren.
- Wann haben Sie das letzte Mal Ihr internes Kontrollsystem überprüft?
- Haben Sie einen Überblick über Ihre Kontrollen im Unternehmen?
- Sind die Kontrollen ausreichend um Prozessfehler oder dolose Handlungen aufzudecken?
Aber effiziente Prozesse reduzieren nicht nur die Kosten und erhöhen die Produktivität, sondern sie sind mindestens genauso wichtig um die digitale Transformation vorzubereiten. Für die Unternehmenswelt ist hierbei ein effizientes Prozessmanagement unabdingbar und gewinnt immer mehr an Bedeutung.
- Werden Ihre personalkostenintensiven Prozesse elektronisch abgebildet (z.B. elektronischer Rechnungsworkflow)?
- Sind Ihre relevanten Prozesse in ERP- und Workflow-Systemen mit den jeweiligen Logdaten bzw. Bewegungsdaten gespeichert?
- Reicht Ihre Datenqualität auf Transaktionsbasis um ihre Prozesse effektiv zu steuern?
Denn nur wenn qualitative Daten vorliegen, können Sie diese prozessrelevant effektiv analysieren. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass ohne eine Digitalisierung der Prozesse eine Prozessanalyse sehr zeitaufwendig ist und somit eine zeitnahe Prozessteuerung obsolet wird.
Es wird deutlich, dass eine Geschäftsprozessoptimierung in der heutigen Geschäftswelt in der Regel auch Digitalisierung bedeutet. Die Abhängigkeit zwischen Geschäftsprozessoptimierung und Digitalisierung hat über die letzten Jahre stark zugenommen. Es gibt Geschäftsbereiche bzw. gewisse Prozesse die ohne digitalisierte Prozesse kaum noch zu bewältigen sind (z.B. EDI-Abrechnungen im Bereich Handel oder Automotive).
Der Erfolg eines GPO-Projektes hängt von vielen Faktoren ab. Angefangen von den Entscheidungen der Geschäftsleitungen, des Mittragens der Führungsmannschaft und der Mitarbeiter, von der Projektleitung und von der Dauer des Projektes. Alle Phasen des Projektes von der Vorbereitung/Voruntersuchung über die Ist-Analyse/-Konzeption bis hin zur Umsetzung müssen gut funktionieren. Für ein erfolgreiches Projekt empfiehlt sich in der Regel eine externe Projektunterstützung oder eine Coaching der Projektleitung.
Gerne diskutieren wir mit Ihnen über mögliche Geschäftsprozessoptimierungen. Auch umfassende GPO-Projekte können wir in Zusammenarbeit mit unseren Kooperationspartnern begleiten bzw. leiten. Besonderes fachliches Knowhow ist in den Verwaltungsbereichen (Rechnungswesen, Controlling, Vertragsmanagement, Personal, Vertriebsinnendienst) vorhanden.
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